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Meldepflichten zum Transparenzregister – Compliance-Verpflichtung der Geschäftsleitung

22. September 2020 von Reinhold Kopp

Zum 01.01.2020 wurden die Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG) zur Meldepflicht zum seit 2017 bestehenden deutschen Transparenzregister an die verschärfte 4. EU-GeldwäscheRL angepasst. Die Organe juristischer Personen des Privatrechts mit inländischem Satzungssitz, eingetragene Personengesellschaften sowie Trustees bestimmter Rechtsgestaltungen sind verpflichtet, Angaben über ihre „wirtschaftlich Berechtigten“ an das Transparenzregister zu melden.

Die Meldepflicht bei Aufsetzen oder Änderungen komplexer Beteiligungsstrukturen ist nicht immer evident; grundsätzlich gilt aber, dass in mehrstufigen Beteiligungsketten die Meldepflicht für jede Beteiligungsstufe gesondert zu prüfen ist. Die Frage stellt sich etwa bei Management-Beteiligungsstrukturen in Form der GmbH & Co. KG. Man unterscheidet dabei zwischen dem unmittelbar wirtschaftlich Berechtigten, dem mittelbar wirtschaftlich Berechtigten und gegebenenfalls dem fiktiv wirtschaftlichen Berechtigten. Im Zusammenhang mit dem Begriff des wirtschaftlichen Berechtigten nach § 3 Abs. 3 GwG stellen sich oft ungeklärte Anwendungsfragen, die auch mit Hilfe der „Q&A“ des zuständigen Bundesverwaltungsamtes (BVA) nicht leicht zu lösen sind. Oft hilft dort eine Individualanfrage; zu einer verbindlichen Auskunft ist diese Behörde aber nicht verpflichtet. Man muss jedoch beachten, dass die nationalen Vorschriften jeweils im Sinne der EU-Geldwäsche-RL auszulegen sind, was teils zu Anforderungen über den Wortlaut des Gesetzes hinausgehen kann.

In jüngster Zeit wird berichtet, dass das BVA die Einhaltung der Meldepflichten verstärkt durch die Versendung von Anhörungsbögen zu möglichen Ordnungswidrigkeiten überwacht. Immer häufiger wird die Verletzung von Meldepflichten dem Register auch durch die Notare bekannt. Da § 261 Abs. 5 StGB bereits das leichtfertige Nichterkennen der Herkunft eines Gegenstands aus einer geldwäscherelevanten Vortat unter Strafe stellt, ist der Notar bereits bei Verdacht, dass Geldwäsche vorliegen könnte, zur Dokumentation und Aufbewahrung aller Unterlagen verpflichtet. Immer häufiger kommt es in diesem Zusammenhang bei Grundstückstransaktionen oder Unternehmensverkäufen zu Meldungen des Notars über Unstimmigkeiten an das Transparenzregister. Der Druck auf die Notare nimmt dazu kontinuierlich zu.

Die Erfüllung der Meldepflichten und die damit zusammenhängenden Nachforschungs- und Aufbewahrungspflichten sind eine Compliance-Pflicht der Geschäftsleitung. Die Außer-Acht-Lassung der Pflichten ist bußgeldbewehrt. Der Geschäftsleiter darf sich nicht darauf verlassen, ob eine bestimmte Angabe im Handelsregister einzutragen ist; die Meldepflicht an das Transparenzregister ist davon unabhängig. Die Verletzung der sanktionierten Meldepflichten setzt Leichtfertigkeit voraus, definiert als graduell verstärkte Fahrlässigkeit. Das bedeutet aber keineswegs, dass die gebotene Sorgfaltspflicht in ungewöhnlich hohem Maße verletzt sein muss. Erst kürzlich hat etwa das OLG Köln (Beschluss vom 3.7.2020, Az. 1 RBs 171/20) festgehalten, dass Geschäftsleiter die Pflicht trifft, sich über die einschlägigen, den entsprechenden Tätigkeitsbereich betreffenden Vorschriften auf dem Laufenden zu halten. Dazu gehöre – jedenfalls ab einer bestimmten Betriebsgröße – eine aktive Unterrichtungspflicht, etwa durch den Bezug von Informationsdiensten oder die Erteilung von Beratungsmandaten an Rechtsanwälte.

Nicht zuletzt ist die Reputation der Gesellschaft bzw. des Geschäftsleiters durch das in § 57 Abs. S. 1 GwG vorgesehene „naming and shaming“-Verfahren bedroht. Bestandskräftige Maßnahmen und abgeschlossene Bußgeldverfahren werden auf der Internet-Seite des BVA unter Nennung der verantwortlichen Personen sowie von Art und Charakter des Verstoßes bekannt gemacht und bleibt dort für 5 Jahre sichtbar. Die kontinuierliche Aktualisierung der jeweiligen Meldepflichten zum Transparenzregister gehört demnach in den Katalog eines jeden Compliance-Programmes.